PDF工作流程系統的目標,是在很少有操作員介入的情況下把電子文件傳遞給膠片或印版記錄裝置,或者傳遞給數字式印刷機或打印機。同時,這些工具被設計得足夠靈活,以利對文件進行更改或校訂時而無須重新啟動操作。有5個基本步驟一般要通過PDF工作流程來處理:

　　PDF規范化

　　一旦PDF工作流程系統接收輸入(多數工具接收各種各樣的格式),第一步便是使輸入規范化。AdobeNormalizer是跨所有現存PDF工作流程工具的標準。它將輸入文件轉換為PDF并提供基本的預檢功能。大多數系統包含附加的預檢功能性,以檢驗遺漏的成分,限定字號大小或控制顏色的運用。此外,大多數工具還可以使印刷業者和出版業者配置設定,以滿足其生產要求。

　　預檢

　　附加的軟件常用來檢查文件錯誤,作業設定,規范化過程中被忽略的文件細節。

　　補露白

　　補露白可借助標準設定自動進行,或者遵循基于圖像類別和顏色的復雜規則。Adobe公司為補露白提供作業傳票處理器(JTP),而每個PDF工作流程工具的供應商提供可資選擇的方法。

　　組版

　　PDF格式的頁面獨立性允許頁面在組版過程中間再分類,以滿足生產要求。Adobe公司為組版提供JTP,并且還有許多其他第三方工具通過PJTF(便攜式作業傳票格式)支持組版。

　　光柵圖像處理

　　在這一步,文件由面向目標的代碼和網目線條圖像轉換為用數學方法加以定位的點(位映像),這些點將成像于膠片或印版上,而在采用數字式印刷機或打印機時則直接成像于紙上。由于光柵圖像處理過程設定分辨力,該步驟通常是在為特定的輸出設備指定文件后進行。

　　當然,視某作業的要求而定,每種工作流程是不同的。Agfa公司,HeiDelberg/Creo公司,Scitex公司及Screen公司的PDF工作流程工具支持基本的步驟,還包括圖像置換、顏色校正、加網和打樣等任選項。它們為處理作業傳票提供標準的和特定的解決方案,或者為建立工作流程提供接口。

　　最基本的體系結構

　　一般而言,現今出現于市場上的PDF工作流程解決方案,其最基本的體結構為兩層客戶/服務器或三層thin客戶系統,客戶/服務器系統最適合這樣的生產環境,即工作流程中的每一位都處在相同的地位和相同的網絡上。

　　借助對分布式功能(如遠程軟打樣和基于Web認可)的支持,thin客戶系統適合于分散性的環境。今天的很多thin客戶系統,甚至允許若干個人通過因特網訪問工作流程。

　　在這些情況的背后,每一工作流程系統都應該擁有一個穩定可靠的數據庫。關系數據庫是每周處理上百種不同活件印刷生產的關鍵。流行的數據庫系統(如Oracle8i和MicrosoftSQL),提供有關報告和管理工具的各種選擇,且很容易與商務系統集成在一起。工作流程的可檢測性與其體系結構有關。即使小的印刷作業,也需要能跨越不同服務器分派不同工作流程步驟的系統,以致需要復雜的補露白作業也不會阻礙處理其他作業。此外,這一系統應能夠平衡負載任務,為完成單門一項任務而接通兩個或多個處理器的電源。

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