政府采購是打印機的重要市場，與其他市場不同，政府采購用戶不僅注重質量、技術、服務，還有重視政府的引導作用，比如對環保節能、信息安全等問題的關注。

　　從2003年開始，中國政府采購市場對于辦公設備采購出臺了多項舉措， 其中影響最為深遠的無疑是要求節約財政性資金和環保節能采購制度， 還有近期正在大規模推行的批量集中采購的嘗試。而幾乎每一項新策的出臺， 都給打印機行業帶來了變革的契機， 也給打印機采購的理念帶來了沖擊。

　　目前最受打印機廠商關注的事，無疑是政府采購領域今后 90%以上的打印機實行批量集中采購，這 將促使 IT類采購由單純的價格競爭逐漸轉向價格服務雙競爭。批量集中采購對于供應商提出的要求不僅在產品端，而且包括技術、服務等綜合實力。

　　對于政府采購打印機的特點，中央國家機關政府采購中心的工作人員表示，不同用戶對打印機的需求是不一樣的，很難指出政府采購打印機有什么明顯的、統一的特點。比如教育用戶，主要考慮的是價格和使用成本，而稅務等窗口行業更多的是關注產品的穩定性、高打印負荷等。但有兩個趨勢是很明顯的：一是節能環保意識增強，二 是比以前更加關注總體使用成本。

　　節能貫穿打印全過程

　　對于很多采購人來說，節能環保就等于購買節能清單內產品，而事實并非如此簡單。節能體現在購買、使用、管 理等各個環節。

　　一人一臺桌面打印機，打印機和工作人員一樣多;缺乏打印和復印的集中控制;各種型號、各種功能的打印機在辦公區域無序分布…… 這是目前政府辦公樓里的常見景象。這種狀況帶來的是設備和能耗的浪費，造 成維護管理復雜。只有整合并標準化節能型設備，才能節省更多能源和資金。

　　如何才能真正實現節能?對于政府用戶來說，在進行設備采購時，應 當更多地從部門架構和人員情況出發，在一定規模的部門考慮使用端打印機，或者是多功能一體機。與類似的獨立打印、傳真和復印設備相比，多功能一體機的能源和耗材消耗量更低。在 使用中，設 置睡眠和喚醒模式，以節省電力。

　　美國能源部數據顯示，僅通過晚上和周末關閉設備可節省高達66%的打印與成像成本。而使用一臺高端打印機代替多臺低端打印機，帶 來的不僅是能耗上的降低，對于辦公空間的占用也顯著減少。

　　雙面打印功能的使用也是節能的一項重要措施，設置自動雙面打印功能可以顯著減少浪費。根據打印廠商惠普的測試顯示，切換到雙面打印能夠使總體紙張用量減少25%，而另一項分析預計，減少的數量可達20%~36%。同時，采 用用戶驗證方法的PIN 碼打印和抓取打印功能可減少重印成本和浪費。

　　引入總體使用成本概念

　　打印機并不是一次投入終身使用的設備，在 使用過程中所消耗的耗材、產生的維修管理費用很有可能超過設備本身的價值。因此，要節約財政資金，做“精明”采購人，必須考慮總體使用成本。

　　事實上，在 信息化建設中，成本問題日益凸現，總體使用成本已成為采購的核心概念。從用戶的角度出發，不僅要關注產品購買時付出的成本，更加關注日常使用成本、培訓成本、維護成本以及處理危機所損失的利益，總體使用成本即代表這些所有成本的總和。

　　政府用戶的IT采購量巨大，同時其持續使用和日常維護中消耗的成本也十分驚人，總體使用成本成為不得不考慮的一個問題。

　　文印架構工程師指出，事實上，大多數用戶并不了解其總體打印與成像成本。許多用戶雖然了解硬件購置和耗材補充方面的成本，但對于監控和持續管理、最終用戶效率、生命周期管理以及工作流程改進有關的軟成本卻一無所知。而且，大多數企業并未制定包含打印與成像系統管理在內的IT 架構管理綜合戰略，沒有將打印與成像納入總體基礎架構改進計劃。而只有對整個打印與成像網絡實行標準化管理，才能保障整個文印系統高效、節能。

　　優化基礎架構的優勢包括：通過縮減維護、資源和耗材支出降低總體成本;借助高度可靠、易于維護且高效安全的基礎架構降低成本。通過有效的文印管理，還能減少停機時間可，保證打印與成像環境的可用性和穩定性，簡化設備與耗材的管理和監控流程。

　　“在采購的時候，不是考慮需要買一臺或是兩臺機器，而 是從整個部門、整個系統的角度考慮采用什么樣的文印解決方案。這個方案包括需要的設備、管理設備的軟件以專業人員的服務等等。這樣整體考慮，對降低成本、提 高效率十分有益。”打印行業工程師介紹。
 
　　通過專業軟件管理確保打印安全

　　隨著越來越多的敏感信息開始電子化，打印輸出過程中信息泄密的風險大大增加。特別是共享和網絡打印的快速普及，在給用戶帶來便捷體驗的同時，也對政務信息安全提出了空前嚴峻的挑戰。對于政府辦公來說，安全無疑是最重要的問題。然而在實際工作中，政府機關中的文印管理仍存在著漏洞，比如打印機管理長期處于分散狀態、打印設備缺少管理、對文印信息的安全缺乏管理。

　　“一些敏感數據和文件既需要打印，又不想任何無關的人看到這些打印件，以前我們為此專門設置機密打印室，需要打印的時候，都要提交打印申請，非 常麻煩。”這是不少采購人面臨的問題，安全與效率難兩全。

　　實際上，這 樣的問題早有解決方案。據工程師介紹，借助 PIN 碼打印技術就可以輕松解決問題。用戶在打印機密文檔時，可設置安全PIN 碼，文檔傳輸到打印機后只有用戶在打印機控制面板上輸入相應 PIN碼后才會輸出。在 日常工作中，這種PIN碼設置，不 僅能有效保護機密數據安全，還能有效防止文檔被別人拿走、放錯地方或扔掉而重復打印造成的浪費。

　　而借助打印管理軟件的打印權限設置功能，IT 管理員可輕松進行每臺設備的訪問權限設置，只有被賦予訪問權限者才能通過該打印機進行文檔輸出，保證了各部門內部信息不通過文印設備外泄。

　　打印設備的采購是一個長期的話題，也是一個不斷變化的話題。對于采購人來說，改變“ 缺設備，買設備”的觀念，從基礎架構層面把握整體需求，關注整體使用成本，才能更好地實現穩定高效、節能環保、保障安全的目的。