“5S管理”起源于日本，是日本企業中廣泛推行的一種優秀的質量管理方法。可以說，它是改善現場，提高管理效率，降低管理成本，減少差錯事故，提高產品質量的最直接、最有效的方法。在亞洲企業中“5S管理”，近年來越來越多地進入日資、港臺資企業，也逐漸被國人所了解，并在國內部分企業中開花結果。但目前了解、重視并推行“5S管理”的印刷企業還為數不多，筆者覺得有必要對5S管理作一些簡單的介紹。
　　一、“5S管理”的基本內容
　　
　　“5S”，是整理、整頓、清掃、整潔和素養五方面。因為五個單詞英文首寫字母都是 “S”，簡稱為“5S”。
　　“5S管理”基本內容是：
　　1．整理(Seiri)
　　這是開始改善生產現場的第一步。首先將工作現場的物品嚴格地區分為有必要與不必要的兩類，將有必要的留下，并對不必要的物品堅決地清除掉。其要點是對生產現場的現實擺放和停滯的各種物品進行分類，區分什么是現場需要的，什么是現場不需要的：對于現場不需要的物品，堅決清理出生產現場。
　　整理的目的是：騰出和活用空間，改善和增加作業面積；使現場無雜物，行道通暢，提高工作效率；防止因誤用、誤送物料而產生的差錯事故；營造清爽的工作場所，改變作風，提高工作情緒。
　　2．整頓(Seiton)
　　在整理的基礎上，對生產現場需要留下的物品進行科學合理的布置和擺放，使之條理清楚，井然有序，各就各位。整理的要點是：物品擺放要定點、定容、定量，擺放地點要科學合理；物品擺放要目視化，使定量裝載的物品做到過目知數，并且擺放不同物品的區域采用
不同的色彩和標記加以區別。
　　整頓的目的就是使工作場所一目了然，營造-個整齊有序的工作環境，消除找尋物品而耗費的時間和消除過多的積壓物品，從而有利于提高工作效率和產品質量，保障生產安全。
　　3．清掃(Seiso)
　　經常對工作現場進行清掃，對設備進行保養維護。清掃的要點是：對自己使用的物品，要自己清掃；對設備，著眼于對設備的維護、保養、清掃、潤滑；對污染源要追查原因，并對其進行隔絕處理。清掃的目的在于消除贓污，保持工作場所干凈、明亮，從而有助于產品質量的穩定，并減少污染和傷害。
　　4．整潔(Seikeetsu)
　　整潔就是對前三項工作的堅持與深入，始終如一地保持現場環境的整齊和優美，營造愉快的工作場所。其要點是：環境要整齊、清潔衛生，物品要清潔，人的儀表也要整潔，要養成良好的習慣，做事遵守規則，要講文明講懂禮貌、會尊重別人。
　　5. 素養(Shitsuke)
　　素養即教養，通過對有關規章制度的進一步學習和理解，使每位員工都養成良好習慣，自覺按章辦事，做到守時、守紀、守信、守份、守密，并能以實際行動參與現場改善行動，保持高昂士氣，形成一支具有很強戰斗力的隊伍。這是“5S”管理的核心，通過人員素質的提高，從而使各項活動順利地得到開展和堅持下去。
　　二、推行“5S管理”的意義
　　實施“5S管理”，對企業來說可以改善產品質量，提高生產力，降低成本，確保按時交貨，保證安全生產以及保持員工高昂的士氣。“5S管理”的作用和意義可歸納為：
　　1. 改善和提高企業形象。干凈整潔的工廠和環境，易于吸引顧客，令顧客對企業有信心，信賴并愿意購買企業生產的產品，并會口碑相傳。
　　2．提高工作效率。“定量管理"消除多余的物品，自然降低了很多不必要的材料以及工具的浪費，節省很多寶貴的時間，能降低工時，提高效率。
　　3．消除故障，提高產品質量。寬敞明亮，物歸原位，通道暢通，工作場所有條不紊，流物一清二楚，意外發生也就會減少，產品質量自然有保障。
　　4．降低生產成本。以“三定”、“三要素”為原則規范的現場作業，并嚴格地按照規定做好每一項任務，從而減少人員、設備、場所和時間的浪費，有效降低成本。
　
　　5. 改善員工面貌，增強組織活力。
　　三、“5S管理”與其他管理活動的關系
　　1．“5S管理成部分”是現場管理的基石
　　“5S管理”對現場管理工作明確具體做法，以嚴格的“三定”(定點、定容、定量)和“三要素”(場所、方法、標示)原則對生產現場的必要物進行具體、規范、有效地管理，對每一個生產要素均處于受控狀態，生產、工作現場達到了一個良好的狀態。這對生產質量一流的產品是不可缺少的，是現場管理的基礎。
“5S管理”水平的高低，決定了現場管理水平的高低，而現場管理水平的高低，制約著TPM、TQM等活動能否順利、有效地推行。
　　2．推行"5S管理"對ISO9000認證有良好的促進作用
　　“5S管理”和ISO9000體系的目的是一致的，都是通過提高工作質量，進而使產品質量得到保證。但兩者的側重點是不一樣的，“5S管理”側重于對現場、現物的管理，著眼于細微之處，著眼于現場的效果，效果往往立竿見影；而ISO9000體系由于是世界性參照的標準，它只規定了質量管理體系的框架，重視規范企業質量管理行為，對現場相關的管理項目不可能有具體的規定和方法，它的效果可以說是長期性的。因此說，"5S管理"和ISO9000體系可謂長短互補。
　　推行“5S管理”可以帶動企業ISO9000貫標和認證的整體氛圍。ISO9000貫標工作的關鍵在于全員參與，“5S管理”營造的是“人人積極參與，事事符合規則”的良好氛圍。
　　3．落實“5S管理”的精神是提升質量的必要途徑
　“5S管理”提倡從小事做起，做每件事情都力求完美。每位員工都養成做事講究的習慣，產品質量自然就會有良好的保證。不管企業、公司人員多少，規模大小，是否實施ISO9000質量體系的認證，只要企業中每位員工每天按照“5S”的要求去做，工作質量就有保障，其最終結果將在改善生產現場環境、提升生產效率、保障產品質量、創建良好的企業文化和企業形象等方面起到非常顯著的效果。
　　四、印刷企業應積極推行“5S管理”
　　“5S管理”作為一種優秀的質量管理方法，可以說任何企業都很有必要推行，而對印刷企業來說更有必要大力推行“5S管理”。
　　1．印刷產品種類繁多，工藝復雜，工序多。書刊印刷品，一本書就有好多帖，不但有黑白，可能還有彩色插頁，制版、印刷和裝訂的要求各不相同，有銅版紙也有膠版紙，而同時在生產的產品往往又不止一個，多的甚至十幾個或更多，往往有簡裝也有精裝，不僅有膠訂也有騎馬訂。包裝印刷品，可能有食品類、藥品類、日用產品類等多種不同產品，每種又有不同規格品種，工藝千差萬別。各種成品、半成品、合格品、不合格品如何堆放，如何轉序等等，的確是個問題，一不小心，可能就發生錯誤。圖書中錯帖、倒裝，不同的兩種包裝產品互相混包等等，究其原因最主要的恐怕是現場管理不到位和混亂，比如產品隨便堆放，標識不明，而推行“5S管理”，就杜絕了這些現象發生。
　　2．當今印刷技術已高度發展，但印刷生產中的手工操作仍然較多，特別是現在印刷產品日趨多樣化、個性化，有特色的印后整飾工藝以及各種精裝、豪華和異形的裝訂不斷增多，手工勞動非但不會減少反而會不斷增多，如齊、選、數，裝、裱、粘，等等。規范的定置管理，嚴格的目視管理，可有效控制和縮短找尋、等候和管理無用物品的時間，加上各種改善措施，生產效率無疑將得到極大提高。
　　3．生產環境對印刷產品的影響很重要。曾經發生過一件事：一家包裝印刷企業印制一種藥品包裝盒，印刷質量無可挑剔，但因為產品中混有一些有明顯腳印的、嚴重臟污的產品，整批幾萬個產品被退貨，而且這種藥盒的業務也從此失去。藥廠客戶的反問讓人無言以對：我們生產的是供人吃的藥品，這種沒有衛生保證的產品能用嗎?作為藥品包裝生產配套的印刷企業應加強衛生意識，大力推行5S管理。沒有潔凈、良好的環境，甚至是臟亂差的環境，真的難以想象可以生產文化品味高、質量一流的衛生無污染、綠色環保、精美的包裝印刷品。